Delivery exception: Τι είναι και πώς να το αποφύγεις πριν επηρεάσει τις παραδόσεις σου

Η διαχείριση ενός eshop συνοδεύεται από πολλές προκλήσεις, και το delivery exception (ελ. εξαίρεση παράδοσης ή εξαίρεση αποστολής) είναι μία από αυτές. 

Μερικές φορές, τα δέματα καθυστερούν λόγω αστάθμητων παραγόντων και προβλημάτων που μπορεί να επιβραδύνουν τις παραδόσεις και να απογοητεύσουν τους πελάτες.

Δεδομένου ότι οι online αγοραστές επιθυμούν γρήγορες αποστολές, οποιαδήποτε καθυστέρηση μπορεί να επηρεάσει την ικανοποίησή τους και κατ επέκταση τις πωλήσεις. Οι καθυστερημένες παραδόσεις μπορεί επίσης να οδηγήσουν σε επιστροφές χρημάτων, πρόσθετα κόστη και αρνητική φήμη για το brand σας. 

Για να διασφαλίσετε μια ομαλή διαδικασία αποστολής, θα πρέπει να κατανοήσετε τους λόγους για τους οποίους συμβαίνει η εξαίρεση παράδοσης, για να εφαρμόσετε πρακτικές που θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τους πελάτες ευχαριστημένους.

Ας ξεκινήσουμε, αποσαφηνίζοντας κάποιες έννοιες: 

Τι είναι το delivery exception;

Δεν είναι ακόμη ένα νέο trend. Η εξαίρεση αποστολής συμβαίνει όταν ένα δέμα καθυστερεί προσωρινά στη μεταφορά λόγω αναπόφευκτων καταστάσεων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει διάφορα σενάρια, όπως ζημιά στην αποστολή, πρόβλημα οχήματος delivery, ανθρώπινα λάθη κ.α. 

Όταν συμβαίνει, η εταιρεία μεταφορών ειδοποιεί τόσο τον πωλητή όσο και τον αγοραστή. Η εξαίρεση παράδοσης δεν σημαίνει πάντα ότι ένα δέμα θα αργήσει, αλλά μπορεί να προκαλέσει σύγχυση.

Συνηθισμένοι τύποι της εξαίρεσης περιλαμβάνουν:

• Αποτυχημένες παραδόσεις: Αν ο πελάτης δεν είναι στο σπίτι ή αν μια επιχείρηση είναι κλειστή τη στιγμή της παράδοσης, το δέμα μπορεί να μην παραδοθεί.
• Άρνηση παραλαβής: Ένα δέμα μπορεί να απορριφθεί αν φτάσει σε λάθος διεύθυνση ή αν είναι κατεστραμμένο.Καθυστερήσεις αποστολής: Κίνηση, κακοκαιρία ή κατεστραμμένη ετικέτα αποστολής μπορεί να καθυστερήσουν την παράδοση.
• Χαμένα ή κλεμμένα δέματα: Αν ένα δέμα χαθεί, αυτό οδηγεί σε delivery exception.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια εξαίρεση αποστολής δεν επηρεάζει την τελική ημερομηνία παράδοσης. Για παράδειγμα, αν ένα δέμα περάσει μέσα από μια καταιγίδα αλλά φτάσει στην ώρα του, ο μεταφορέας μπορεί να στείλει ειδοποίηση εξαίρεσης για να ενημερώσει τους πελάτες.

Συνηθισμένοι λόγοι που οδηγούν σε delivery exception

Τα απρόβλεπτα προβλήματα μπορούν να εμφανιστούν σε οποιοδήποτε στάδιο της αποστολής. Μερικοί από τους πιο κοινούς λόγους που μπορεί να συμβεί μια εξαίρεση αποστολής είναι:

• Προβλήματα καιρού: Καταιγίδες, χιόνι και ακραίες καιρικές συνθήκες μπορούν να καθυστερήσουν τις παραδόσεις.
• Καθυστερήσεις λόγω κίνησης: Μεγάλη κίνηση ή ατυχήματα στους δρόμους μπορεί να εμποδίσουν την έγκαιρη παράδοση.
• Λανθασμένες πληροφορίες διεύθυνσης: Αν η διεύθυνση είναι ελλιπής ή λανθασμένη, το δέμα μπορεί να επιστραφεί ή να καθυστερήσει.
• Αργίες και περίοδοι αιχμής: Εθνικές αργίες ή περίοδοι με αυξημένες πωλήσεις και trends, όπως η Black Friday, μπορεί να υπερφορτώσουν τις εταιρείες μεταφορών και να προκαλέσουν καθυστερήσεις.
• Απών πελάτης: Αν απαιτείται υπογραφή για την παραλαβή αλλά κανείς δεν είναι διαθέσιμος, η παράδοση δεν ολοκληρώνεται.Προβλήματα εκτελωνισμού: Διεθνείς αποστολές με ελλιπή έγγραφα ή λανθασμένες πληροφορίες μπορεί να κολλήσουν στο τελωνείο.
• Δυσανάγνωστες ετικέτες: Αν μια ετικέτα αποστολής καταστραφεί ή μουντζουρωθεί, η εταιρεία μεταφορών μπορεί να μην μπορεί να επεξεργαστεί σωστά το δέμα.
• Παρεμπόδιση από ζώα: Οι οδηγοί παράδοσης μερικές φορές αντιμετωπίζουν επιθετικά κατοικίδια ή άγρια ζώα, γεγονός που μπορεί να εμποδίσει την ολοκλήρωση μιας παράδοσης.

Πώς να αποτρέψετε το delivery exception

Αν και δεν μπορεί πάντα να αποφευχθεί η εξαίρεση παράδοσης, υπάρχουν βήματα που μπορούν να μειώσουν τις πιθανότητες εμφάνισής τους. Να τι μπορείτε να κάνετε για να περιορίσετε το φαινόμενο: 

Να ελέγχετε πάντα τις διευθύνσεις

Πριν αποστείλετε ένα δέμα, βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση είναι σωστή. Αν υπάρχει λάθος, το δέμα μπορεί να μην φτάσει στον πελάτη και να επιστραφεί. Μερικές φορές, οι πελάτες κάνουν μικρά λάθη όταν πληκτρολογούν τη διεύθυνσή τους, όπως η παράλειψη αριθμού διαμερίσματος ή η λανθασμένη αναγραφή του ταχυδρομικού κώδικα. Η χρήση εργαλείων επιβεβαίωσης διευθύνσεων μπορεί να βοηθήσει στον έλεγχο εγκυρότητας πριν από την αποστολή. Ένας μικρός έλεγχος μπορεί να αποτρέψει χαμένα δέματα και το delivery exception.

Να χρησιμοποιείτε ανθεκτικές, αδιάβροχες ετικέτες

Οι ετικέτες αποστολής περιέχουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να φτάσει ένα δέμα στον προορισμό του. Ωστόσο, μπορεί να καταστραφούν από νερό, βρωμιά ή κακή διαχείριση. Αν το barcode ή η διεύθυνση γίνουν δυσανάγνωστα, το δέμα μπορεί να καθυστερήσει ή να σταλεί σε λάθος μέρος. Για να το αποφύγετε, χρησιμοποιήστε ετικέτες υψηλής ποιότητας που αντέχουν στη φθορά. Οι πλαστικοποιημένες ετικέτες ή αυτές με αδιάβροχο μελάνι μπορούν να αποτρέψουν μουτζούρες. Η τοποθέτηση διαφανούς ταινίας πάνω από την ετικέτα μπορεί επίσης να την προστατεύσει.

Να επιλέγετε αξιόπιστες εταιρείες μεταφορών

Δεν είναι όλες οι εταιρείες μεταφορών ίδιες. Κάποιες διαθέτουν καλύτερα συστήματα παρακολούθησης, ταχύτερες παραδόσεις και καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών, καθώς ακολουθούν τις τάσεις. Κάντε έρευνα για διάφορες εταιρείες μεταφορών και επιλέξτε αυτή που έχει καλή φήμη για την έγκαιρη παράδοση. Δείτε τις κριτικές πελατών για να διαπιστώσετε αν υπάρχουν προβλήματα με καθυστερημένες ή χαμένες παραγγελίες. Ακόμη κι αν καμία εταιρεία μεταφορών δεν είναι τέλεια, η επιλογή μιας αξιόπιστης μειώνει τις πιθανότητες καθυστερήσεων και  delivery exception.

Κρατήστε τους πελάτες ενημερωμένους

Το να παρέχετε ακριβείς λεπτομέρειες σχετικά με την παράδοση στους πελάτες, πριν και μετά την παραγγελία, βοηθά στη διαμόρφωση ξεκάθαρων και ρεαλιστικών προσδοκιών. Εάν προκύψει κάποιο delivery exception, ενημερώστε τους το συντομότερο δυνατό με μια νέα ημερομηνία παράδοσης.

Το εύκολο και άμεσο tracking επιτρέπει στους πελάτες σας να ελέγχουν την κατάσταση της παραγγελίας τους σε πραγματικό χρόνο, χωρίς άγχος, ανυπομονησία ή την ανάγκη να επικοινωνήσουν με το κατάστημά σας. Η έγκαιρη ενημέρωση των πελατών, μπορεί να προλάβει μια δύσκολη κατάσταση προς το καλύτερο και να αυξήσει την εμπιστοσύνη στο eshop σας.