Shopify Plus Guide: Πώς να αξιοποιήσεις τη δύναμη των Shopify admin roles

Στο Shopify admin υπάρχει η δυνατότητα να επεξεργάζεστε τα Staff permissions δηλαδή το προσωπικό ή οποιονδήποτε άλλο χρήστη προσθέτετε στη διαχείριση κάποιου κομματιού της επιχειρήσης, ώστε να διευκολυνθεί κάποια διαδικασία ή να ολοκληρωθεί κάποια εργασία. Στο Shopify Plus ομώς, η δυνατότητα αυτή πάει ένα βήμα παραπέρα και σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε ακόμη πιο αποτελεσματικά τα Shopify Admin Roles.

Στον παρακάτω οδηγό θα σας εξηγήσουμε πώς λειτουργούν αυτοί οι ρόλοι στο Plus και τις παραπάνω δυνατότητες που έχουν σε σύγκριση με τα υπόλοιπα πακέτα.

Δείτε κι άλλα Shopify Guides εδώ.

Τι είναι τα Staff Permissions;

Ουσιαστικά μέσα από τα Staff Permissions επιτρέπετε στα μέλη του προσωπικού σας να έχουν πρόσβαση για να σας βοηθήσουν να διευθύνετε το κατάστημά σας, αφότου τους δώσετε δικαιώματα στα συγκεκριμένα κομμάτια και λειτουργίες που θέλετε. Μέσα από τα Shopify admin roles μπορείτε να δώσετε στα μέλη του προσωπικού διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης σύμφωνα με τη θέση και τις αρμοδιότητές τους. Η προβολή του admin σε κάθε μέλος διαμορφώνεται από το επίπεδο δικαιωμάτων που έχει.

Shopify admin roles δικαιώματα σε επίπεδο organization και store

Τα δικαιώματα που μπορείτε να δώσετε είναι σε επίπεδο organization και store. Ας δούμε τη διαφορά. Σε επίπεδο organization, τα δικαιώματα επιτρέπουν στα μέλη του προσωπικού να πραγματοποιούν αλλαγές σε όλα τα καταστήματα του οργανισμού σας, συμπεριλαμβανομένων των καταστημάτων στα οποία οι εν λόγω χρήστες δεν έχουν δικαιώματα σε επίπεδο store.

Σε επίπεδο store, τα Shopify admin roles δίνουν πρόσβαση σε συγκεκριμένες λειτουργίες, όπως η διαχείριση παραγγελιών, η επεξεργασία προϊόντων ή η προβολή αναφορών σε ένα μόνο κατάστημα. Εννοείται ότι τα δικαιώματα που μπορείτε να δώσετε σε ένα μέλος εξαρτώνται και από τα δικά σας δικαιώματα και πρόσβαση που έχετε.

Εάν δώσετε στο προσωπικό πρόσβαση σε ένα κατάστημα χρησιμοποιώντας τα Organization settings, τότε προστίθενται σε αυτό το κατάστημα. Ωστόσο, μέχρι να αποδεχτούν την πρόσκληση για τη δημιουργία λογαριασμού, αυτά τα μέλη του προσωπικού εμφανίζονται ως κατάσταση εκκρεμότητας και δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στη διαχείριση του καταστήματος.

Παρατηρήσεις για τα staff permissions σε επίπεδο organization

Πριν ξεκινήσετε να δημιουργείτε και να αναθέτετε Shopify admin roles αναλογιστείτε τα εξής:

👉 Οι ρόλοι που δημιουργούνται στα Organization settings διαχειρίζονται μόνο δικαιώματα σε επίπεδο οργανισμού και σε επίπεδο καταστήματος.

👉 Οι ρόλοι δεν μπορούν να εκχωρηθούν στους ακόλουθους τύπους προσωπικού:
◾ Ιδιοκτήτες οργανισμού (Organization owners)
◾ Xρήστες με πολλαπλούς, μη συνδυασμένους λογαριασμούς καταστημάτων (Legacy staff)
◾ Συνεργάτες (Collaborators)

👉 Εάν διαγράψετε έναν ρόλο, τότε το προσωπικό στο οποίο είχε ανατεθεί ο συγκεκριμένος ρόλος διατηρεί τα δικαιώματα του ρόλου που περιλαμβάνονται. Για παράδειγμα, αν ο ρόλος περιλάμβανε το δικαίωμα Users, τότε το προσωπικό συνεχίζει να έχει το δικαίωμα Users μέχρι να το αφαιρέσετε ρητά από το άτομο αυτό.

👉 Τα μέλη του προσωπικού σε επίπεδο organization μπορούν επίσης να είναι μέλη του προσωπικού σε ένα κατάστημα που δεν αποτελεί μέρος του οργανισμού σας. Εάν το εν λόγω κατάστημα προστεθεί στον οργανισμό σας μετά την ανάθεση ρόλων στο προσωπικό σας, τότε συμβαίνει ένα από τα εξής:

◾ Εάν το μέλος του προσωπικού είναι ο ιδιοκτήτης του καταστήματος, τότε διατηρεί το ρόλο και παραμένει ο ιδιοκτήτης του καταστήματος.
◾ Εάν το μέλος του προσωπικού δεν είναι ο ιδιοκτήτης του καταστήματος, τότε ο ρόλος αφαιρείται από το μέλος του προσωπικού, αλλά διατηρεί όλα τα δικαιώματα που είχαν οριστεί σε αυτόν τον ρόλο. Για να διαχειριστείτε το προσωπικό που χρησιμοποιεί έναν ρόλο, πρέπει να εκχωρήσετε εκ νέου Shopify admin roles στο μέλος του προσωπικού.

Δημιουργία ρόλων για χρήστες σε επίπεδο Organization

Αρχικά, τουλάχιστον ένας ρόλος θα πρέπει να έχει δικαιώματα organization. Στην συνέχεια για να μπορέσετε να δημιουργήσετε περαιτέρω ρόλους ακολουθείτε τα εξής βήματα:

1. Μέσα στο Shopify Admin, μεταβαίνετε στο Settings.

2. Στην ενότητα Organization, κάντε κλικ στην επιλογή Users > Roles.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Add role.

4. Στο πεδία Role name εισαγάγετε ένα όνομα για το ρόλο αυτό.

5. Στην ενότητα Organization permissions, επιλέξτε τα δικαιώματα οργανισμού που θέλετε να προσθέσετε σε κάθε ένα από τα Shopify admin roles.

6. Προαιρετικά: Για να δώσετε πρόσβαση σε store, κάντε τα εξής:
#1 Στο τμήμα Store permissions , κάντε κλικ στην επιλογή Add store access.
#2 Κάντε ένα από τα εξής:
◾ Για να καθορίσετε διαφορετικά δικαιώματα για μεμονωμένα καταστήματα, επιλέξτε ένα κατάστημα.
◾ Για να καθορίσετε τα ίδια δικαιώματα για πολλά καταστήματα, επιλέξτε όλα τα απαιτούμενα καταστήματα.
#3 Κάντε κλικ στο Continue.
#4 Τικάρετε τα δικαιώματα που θα χορηγηθούν στους χρήστες για το ρόλο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Done. Επαναλάβετε για όσα επιπλέον καταστήματα χρειάζεται.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Save.

Ανάθεση Shopify admin roles σε υπάρχοντες χρήστες

Στη λίστα Users, μπορείτε να αναθέσετε έναν ρόλο σε ένα μέλος του προσωπικού ή σε πολλούς ταυτόχρονα. Αν και μπορείτε να δώσετε πρόσβαση σε ένα μέλος από τη σελίδα πληροφοριών λογαριασμού του χρήστη, εδώ θα δούμε πως γίνεται απευθείας από τη λίστα Users σε ένα ή πολλά μέλη του προσωπικού.

1. Στο Shopify admin, μεταβείτε στα Settings.

2. Στην ενότητα Organization, κάντε κλικ στην επιλογή Users.

3. Στη λίστα Users, επιλέξτε το κατάλληλο προσωπικό.

4. Στις επιλογές που εμφανίζονται πάνω δεξιά, κάντε κλικ στο Assign Role.

5. Επιλέξτε τον κατάλληλο ρόλο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Assign role.

Duplicate ρόλοι για υπάρχοντες χρήστες

Μπορείτε να αντιγράψετε έναν υπάρχοντα από τα Shopify admin roles από τη λίστα Roles. Αφού αντιγράψετε έναν ρόλο, μπορείτε να τον αναθέσετε σε ένα ή περισσότερα μέλη του προσωπικού ταυτόχρονα.

1. Στο Admin, μεταβαίνετε στο Settings.

2. Στο τμήμα Organization , κάντε κλικ στην επιλογή Users > Roles.

3. Επιλέξτε τον ρόλο που θέλετε να αντιγράψετε.

4. Πατήστε το Actions και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Duplicate.

5. Εισάγετε το νέο όνομα του ρόλου και, στη συνέχεια, επιβεβαιώστε την ενέργεια πατώντας το Duplicate role.

Αφαίρεση ρόλων από τα Organization Settings

Ακόμη και όταν αφαιρείτε κάποιον από τα Shopify admin roles από το προσωπικό, οι χρήστες συνεχίζουν να έχουν τις ίδιες προσβάσεις και δικαιώματα που είχαν οριστεί στον αρχικό ρόλο. Μετά την αφαίρεση του ρόλου μπορείτε να κάνετε τροποποιήσεις στην εκάστοτε πρόσβαση των μελών.

1 Μέσα στο admin, μεταβείτε στα Settings.

2. Στην ενότητα Organization , κάντε κλικ στην επιλογή Users.

3. Στη λίστα Users , κάντε κλικ στο όνομα του μέλους του προσωπικού του οποίου το ρόλο θέλετε να καταργήσετε.

4. Στην ενότητα Role, κάντε κλικ στην επιλογή ... και στην ενέργεια Remove role from user.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Remove role.

6. Προαιρετικά: Δώστε διαφορετικές προσβάσεις και δικαιώματα στο μέλος του προσωπικού μέσα από το Change Role.

Collaborators

Πολλές φορές οι θέσεις στα Staff δεν επαρκούν για όλα τα τμήματα που πιθανώς να πρέπει να πάρουν πρόσβαση. Για να μην χαραμίζετε λοιπόν τις 20 διαθέσιμες θέσεις από τα Shopify admin roles που είναι σημαντικές για να προσθέτετε προσωπικό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια άλλη λειτουργία, το Collaborators, ώστε να δώσετε στους συνεργάτες σας πρόσβαση, όπως για παράδειγμα στο τμήμα marketing, στο design και σε ομάδες για άλλες πτυχές διαχείρισης ενός eshop. Μέσα από αυτή τη λειτουργία δίνετε πρόσβαση μόνο στο κομμάτι του online store που θέλετε να έχουν πρόσβαση.

Χορήγηση πρόσβασης σε συνεργάτη

Για να πάρει κάποιος πρόσβαση θα πρέπει να εισαγάγει ένα τετραψήφιο κωδικό collaborator το οποίο θα σας στέλενει αίτημα πρόσβασης για το κατάστημα. Μπορείτε να αλλάξετε τον κωδικό collaborator ανά πάσα στιγμή δημιουργώντας έναν νέο. Άπαξ και δημιουργήσετε νέο κωδικό collaborator, όλοι οι παλιοί κωδικοί δεν θα λειτουργούν πλέον.

1. Στο admin, μεταβαίνετε στο Settings > Users > Security.

2. Στην ενότητα Collaborators, κάντε κλικ στην επιλογή Generate new code.

3. Tip: Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ στον τετραψήφιο κωδικό για να τον αντιγράψετε στο πρόχειρο.

4. Αποστείλετε τον τετραψήφιο κωδικό στον συνεργάτη σας.

Επιτρέψτε σε οποιονδήποτε χρήστη να υποβάλει αίτημα συνεργάτη

Φυσικά, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τον 4ψήφιο κωδικό, αν θέλετε να επιτρέψετε σε οποιονδήποτε χρήστη να ζητήσει πρόσβαση στο admin.

1. Στο admin, μεταβαίνετε στο Settings > Users > Security.

2. Στην ενότητα Collaborators, κάντε κλικ στο εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων.

Invitations που έχουν λήξει

Εάν τα invitation δεν γίνουν αποδεκτά εγκαίρως, τότε θα λήξουν. Εάν ο σύνδεσμος στο email πρόσκλησης δεν λειτουργεί πλέον, τότε θα πρέπει να στείλετε εκ νέου invitation για τα εκάστοτε Shopify admin roles. Εάν είστε μέλος, τότε μπορείτε να επικοινωνήστε με τον διαχειριστή για να σας στείλει εκ νέου invitation.

Έξτρα ασφάλεια με το two-step authentication

Από προεπιλογή, συνιστάται ο απαιτούμενος έλεγχος ταυτότητας δύο βημάτων για νέους λογαριασμούς προσωπικού. Στην περίπτωση αυτή, το προσωπικό καλείται να ρυθμίσει τον έλεγχο ταυτότητας two-step authentication κατά τη σύνδεσή του. Έχετε τη δυνατότητα να απενεργοποιήσετε τον έλεγχο ταυτότητας δύο βημάτων όταν προσθέτετε προσωπικό.

Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τον έλεγχο ταυτότητας two-step authentication έτσι ώστε να μην απαιτείται για ένα υπάρχον μέλος του προσωπικού. Με την αλλαγή της ρύθμισης του ελέγχου ταυτότητας δύο βημάτων από μη απαιτούμενος σε απαιτούμενος, το μέλος του προσωπικού αποσυνδέεται από το Shopify. Πριν αλλάξετε τις απαιτήσεις ελέγχου ταυτότητας του προσωπικού, βεβαιωθείτε ότι δεν βρίσκεται στη μέση μιας εργασίας.

Αφού καταργήσετε την απαίτηση ελέγχου ταυτότητας two-step authentication για το υπάρχον προσωπικό στα Shopify admin roles, οι ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας δεν ενημερώνονται αυτόματα. Σε αυτή την περίπτωση, το μέλος του προσωπικού πρέπει να αλλάξει τις ρυθμίσεις ασφαλείας για τον δικό του λογαριασμό. Μέχρι το μέλος του προσωπικού να απενεργοποιήσει τον έλεγχο ταυτότητας two-step authentication στις δικές του ρυθμίσεις ασφαλείας, εξακολουθεί να του ζητείται να ολοκληρώσει τη ρύθμιση του ελέγχου ταυτότητας δύο βημάτων για κάθε κατάστημα στο οποίο είναι προσωπικό, είτε το κατάστημα ανήκει στον οργανισμό σας είτε όχι.

Εάν τα guides are your thing, μπορείτε να βρείτε πολλούς ακόμη όπως πώς να συνδέσετε το Shopify eshop σας με το Facebook, πώς να επεξεργαστείτε τα segments ή πώς να θα δημιουργήσετε Shopify marketing καμπάνιες μεταβαίνοντας στην κατηγορία "Shopify Guide".

Αν χρειάζεστε εξτρά βοήθεια γύρω από τα Shopify admin roles μπορείτε να μεταβείτε στο help center της πλατφόρμας από εδώ για ακόμη περισσότερη υποστήριξη.